16. 영업관리 절차

16. 영업관리 절차

1. 적용범위 및 목적

본 절차는 영업관리에 대한 영업 관련 활동 및 고객 요청에 대응하는 업무에 적용하며 고객의 요구 사항을 검토하고 대응함으로써 고객을 만족 향상에 목적이 있다.

2. 용어의 정의

2.1 영업 담당 : 영업관리 담당자로 부여 된 거래 업체 및 고객사에 대해 기술 영업 사원을 총칭하여 말한다.
2.2 개발 검토 : 고객의 요구 사항에 대해 실현 가능성, 위험 분석, 제조 타당성, 관련 법규사항, 단가 등을 관련 부서와 협의 함을 말한다.
2.3 견적서 : 고객이 요구하는 제품에 대해 수량, 가격, 결제 조건, 납기 등을 기재한 문서를 말한다.

3. 책임과 권한

3.1 대표이사 : 년간 영업계획 승인

3.2 영업 총괄 임원
3.2.1 년간/월간 영업계획, 실적 취합하여 대표이사 보고
3.2.2 년간 영업계획 검토 및 월간 영업계획 승인
3.2.3 위임 전결 규정에 의한 해당 견적 및 입찰 승인
3.2.4 계약 및 계약 변경의 승인
3.2.5 계약 체결 후 계약내용 이행여부 확인 및 관리
3.2.6 해당 팀 고객불만 및 고객만족도의 결과에 대한 개선계획 승인
3.2.7 기술지원 회의 요청서 승인

3.3 영업팀
3.3.1 년간 영업계획 및 월간 영업계획 작성
3.3.2 견적 및 입찰 서류, 생산의뢰서 작성
3.3.3 계약 및 계약변경 사항 팀장 보고
3.3.4 제품 출고 요청 및 납품
3.3.5 담당 고객사의 매출채권 회수 계획 수립 및 회수에 대한 책임
3.3.6 해당 팀의 고객불만 및 고객만족도 결과에 대한 개선 계획 작성
3.3.7 기술지원 회의 요청서 작성
3.3.8 경쟁사와 시장 동향 파악

3.4 영업팀장
3.4.1 년간/월간 영업계획, 실적 취합하여 대표이사 보고
3.4.2 여신관리 및 담보관리
3.4.3 매출 채권 관련 법무지원 및 법적대응
3.4.4 매출/매입 세금계산서 발행 및 접수 승인
3.4.5 매출 채권 회수 계획 취합

3.5 구매/자재팀장
3.5.1 구매품 조달 가능성 관련 계약 검토
3.5.2 원자재 구매 결제 계획 수립 및 집행
3.5.3 원자재 수불부 및 재고 현황 검토
3.5.4 정기 창고 재고 실사
3.5.5 매입 확정

3.6 개발팀장
3.6.1 고객 요구사항에 대한 기술적 검토
3.6.2 [개발검토의뢰서]의 접수 및 승인

4. 영업관리 업무 절차

4.1 고객 요구사항
4.1.1 접수
영업담당은 고객이 문서, FAX, E-mail 등으로 요구사항이 접수되면 [고객접수문서대장]에 기록하고 보관한다.
4.1.2 고객 요구 사항에 대한 검토
영업담당은 해당 문서에 고객의 요구 사항에 대한 이행 능력이 있는지 및 그 처리 방안에 대하여 검토하고, 문서 내에 검토 내용을 간략히 기록하여 팀장의 승인을 득한다.

4.2 기술지원 회의 요청
4.2.1 영업담당은 고객의 요청 접수 후 신규 Project 개시가 필요하다고 판단 될 경우 프로젝트의 제반사항을 기록한 [개발검토서]를 작성하여 영업 팀장의 결재를 득한 후 개발팀장에게 송부한다.

4.3 견적서 및 제안서 제출
4.3.1 영업담당은 고객의 견적 요구가 있을 시 견적을 산출하여 견적서를 작성하고 결재권자의 검토 및 승인을 득하여 고객에게 제출한다.
4.3.2 영업담당은 입찰이 필요한 경우 입찰 서류를 작성하고 결재권자의 검토 및 승인을 득하여 입찰 참가한다.
4.3.3 영업담당은 고객이 별도로 제안서를 요구하는 경우에는 개발팀의 협조를 받아 해당 제안서를 작성하여 결재권자의 검토 및 승인을 득하여 고객에게 제출한다.
4.3.4 영업담당은 제출된 견적서 및 제안서를 토대로 고객과 협의 및 필요에 따라 조정한다.
4.3.5 견적가의 조정이 필요한 경우는 견적서를 재발행하거나 이미 발행된 견적서에 조정가를 기입하여 결재권자의 검토 및 승인을 득한다.
4.3.6 고객에게 제출하는 승인된 문서는 [고객발송문서대장]에 기록하고 유지한다.

4.4 계약 검토 및 검토 의뢰
4.4.1 발주서를 접수하거나 이에 준하는 구두 확정 통지가 있는 경우 영업담당은 발주서를 첨부한 [계약 검토서]를 작성하고 해당 결재권자의 결재를 득한 후 관련 팀의 계약 검토를 득한다.
4.4.2 영업팀 사전 검토사항
(1) 고객의 요구사항의 명확성 여부
(2) 고객 요구 사항과 최초 견적서 및 제안서 내용과의 차이 유무
(3) 차이가 있다면 그 사유와 검토 근거가 명확 할 것
(4) 상품 인수 관련 기준 및 절차
(5) 고객불만 및 클레임과 같이 상품 인수 후에 감지되는 문제의 취급
(6) 적용할 수 있는 보증기간 이후 또는 상품유지 계약기간 도중에 부적합사항의 제거 및 시정책임
4.4.3 관련 팀의 검토 의뢰 사항
(1) 납기준수를 위한 구매품 조달 가능성(구매/자재팀)
(2) 고객의 상품에 대한 기술적 요구사항을 파악하여 개발검토 (개발팀)
(3) 법적 문제점 및 회사정책사항(경영팀)
4.4.4 계약 검토 결과는 [계약검토의뢰서]에 관련 팀장이 서명하여 기록을 유지한다.
4.4.5 계약 검토는 신규 업체 진행 시에만 검토하나 고객의 상황에 따라 기존 거래 업체도 계약 검토를 할 수 있다.
4.4.6 계약 검토 결과, 계약 사항의 변경이 필요할 경우에는 영업담당이 고객과의 협의를 거쳐 조정할 수 있다.

4.5 계약의 체결
4.5.1 영업담당은 [개발 검토서]에 대한 승인과 계약 검토가 완료 되면 [계약서]를 작성하여 결재권자의 승인을 득하여 고객과 계약을 체결한다.
4.5.2 고객으로 부터 주문을 접수하면 [주문관리대장]에 기록 관리하고 [개발검토서]에 의거하여 개발담당에게 제품 개발을 의뢰한다.
4.5.3 [설계 및 개발관리 절차]에 따라 개발 된 시제품과 검사성적서, 거래명세표 등 요구 문서를 첨부 또는 사전 전송하여 고객에게 납품하고 [납품관리대장]에 기록하여 관리한다.

4.6 계약의 변경
4.6.1 영업담당은 고객의 개발 변경 요구나 당사의 사정으로 계약 내용이 변경되는 경우에는 계약 검토를 재실시하여 변경 및 재검토 내용을 다음과 같이 처리한다.
4.6.2 상품, 납기, 수량이 변경된 경우 [제조요청서]를 변경된 내용으로 수정하고 관련 팀의 검토를 받은 후 영업팀장의 승인을 득하여 관련 팀에 재통보한다
4.6.3 개발 및 설계가 변경된 경우 개발 검토를 재실시 한 후 관련팀에 통보한다.

4.7 계약의 해지
계약의 상대방이 계약의 해지 또는 해지 의사 통보를 한 경우에는 영업팀장은 객관화 된 해지 정보를 관련 팀에 통보하고 대책을 협의 한다.

4.8 계약의 위반
영업팀장은 회사 또는 계약 상대방이 계약을 위반하여 법적 분쟁으로 발전될 가능성이 있거나 회사의 이익을 위하여 법적 조치를 취할 필요성이 예견되는 경우에는 그 사실을 관련 팀에 통보하고 대책을 협의 한다.

4.9 계약서의 관리
영업담당은 성립 된 계약서 원본, 발주서, 회의록을 경영팀에 송부하고 경영팀은 [문서화 정보관리관리 절차]에 따라 보관 유지 관리한다. 또한 모든 계약서는 계약 번호를 부여하여 관리한다.

4.10 매출관리
영업담당은 매월 말 다음 사항을 검토하여 [월간보고서]를 작성하여 팀장에게 보고하고 관련 자료를 재무회계팀에 송부한다.
4.10.1 매출 실적 분석 및 익월 매출 계획
4.10.2 거래처 현황 분석
4.10.3 프로젝트 진행 사항 및 계획
4.10.4 고객 불만 및 클레임 분석

4.11 수금관리
4.11.1 영업팀장은 매출채권 회수 계획을 승인하고 그 이행 여부를 점검한다.
4.11.2 영업팀장은 매출채권 회수 계획을 경영팀에 통보하며 영업담당의 채권 회수여부를 점검한다.
4.11.3 영업담당은 매출채권 회수 계획에 따라 고객으로부터 매출 채권을 회수한다.

4.12 여신관리 및 담보관리
경영팀장은 거래처에 대한 신용을 필요 시 관련 서류 또는 전문 외부기관 등을 이용하여 조사하고 그 결과를 영업팀에 통보한다.
4.12.1 경영팀장은 연체 거래처를 집중 관리하여 필요 시 추가 담보 징구, 조기 결제 유도 등의 조치를 취할 수 있도록 영업팀과 협의한다.
4.12.2 경영팀장은 담보 징구 시 필요한 서류 및 절차에 대해 적기에 담보가 설정 될 수 있도록 영업팀과 협조한다.
4.12.3 경영팀장은 담보에 관련된 제반 서류를 수시로 점검하여 미비 사항은 조기에 보완이 될 수 있도록 영업팀에 통보한다.
4.12.4 경영팀장은 담보 실물을 보관하고 사후 관리를 한다
4.12.5 법적 강제집행
경영팀장은 정상적 회수가 불가능한 업체에 대하여 경매 신청, 보증보험 청구, 소송 및 가압류 등 강제 집행을 수행한다.

4.13 법무지원
4.13.1 경영팀장은 영업 활동 시 발생 될 수 있는 법률 문제를 영업팀장과 협의하고 법률의 개정 현황을 수시로 파악하고 점검한다.
4.14.2 경영팀장은 신규 계약서 작성 시 또는 변경 사항이 발생되었을 경우 검토하고 필요 시 사전에 점검한다.
4.14.3 경영팀장은 분쟁(소송, 중재 등) 발생 시 법적절차를 수행하거나 지원한다.

4.14 광고 및 카다로그의 관리
영업담당은 신규사업 및 고객요구 등 광고 및 카다로그의 제작 및 발행이 필요한 경우 연간 사업 계획에 의해 영업팀장의 승인을 거쳐 경영팀에 요청한다.

4.15 생산 요청
4.15.1 영업담당은 고객의 주문을 접수하면 [고객발주서]를 근거로 [주문관리대장]에 기록관리하고 고객 발주서에 의거 [제조요청서]를 작성하여 제조팀에게 제품 생산을 의뢰한다.
4.15.2 영업담당은 고객 주문사항이 일부 변경 되어 제조 요청 내용이 변경 될 경우 즉시 변경 내용을 기 의뢰 된 [제조요청서]의 변경사항란에 표기 후 제조팀에 재의뢰 한다.
4.15.3 영업담당은 품질팀에 [납품의뢰서]를 송부 후 적기에 출하검사 성적서를 접수하고 [납품관리대장]에 기록관리한다.
4.15.4 제조팀장은 생산 지연 등으로 납기를 준수하지 못할 것으로 예상될 때는 즉시 영업담당에게 [납기지연통보서]를 발송하고 영업담당은 고객과 협의 및 조정 후 결과를 제조팀장에게 통보한다.

4.16 고객 불만 처리
4.16.1 영업담당은 고객 불만을 접수하여 [고객불만관리대장]에 기록하고 품질팀과 고객의 불만 내용을 공유한다.
4.16.2 품질담당자는 고객 불만을 [지속적 개선업무 절차]에 따라 개선하고 시정 및 예방조치서를 작성하여 조치팀과 영업담당에게 전달한다.
4.16.3 영업담당은 조치 내용을 고객에게 통보하고 [고객불만관리대장]에 기록관리 및 사후관리를 한다.

4.17 납품 관리
4.17.1 영업담당은 고객이 요구한 납기일이 준수 될 수 있도록 [주문관리대장]으로 관리한다.
4.17.2 영업담당은 제품의 포장이나 식별 방법, 최종 수량이 고객의 요구사항과 일치하는지 확인 후 납품한다.