회사표준 – 문서화 정보관리 절차
1. 목적 및 적용범위
품질/환경경영시스템 문서 (이하 “표준문서”라 칭함) 관리체계를 확립 함으로써, 각 부서에서 문서활용이 효과적으로 이루어 질 수 있도록 함에 그 목적이 있다. 표준문서의 작성방법, 작성/검토/승인/배포/회수/폐기 절차와 사외로 부터 입수되는 외부출처문서 (이하 “사외문서”라 칭함)의 등록, 배포 및 활용 방법을 기술한다.
2. 용어의 정의
2.1 문서 및 기록품질/환경에 영향을 미치는 업무에 적용되는 정보 및 정보지원 매체의 총칭
2.2 기술문서
제품의 특성이 기술된 문서를 총칭한다.
2.3 관리본
발행 이후 그 개정본이 계속적으로 배부되어 항상 최신의 유효본으로 유지되는 문서
2.4 비관리본
적색[관리본] 표시가 없는 문서 또는 [구본] 이나 [비관리본]의 고무인이 날인되어 있는 문서로서 발행 또는 배포 당시에는 유효본이나, 문서의 변경 시 변경에 따른 배포관리 의무가 면제된 문서
2.5 구본
문서가 개정되어 적용 및 효력이 중지된 문서
2.6 참고용 문서
구본으로서 지식 보존용으로 활용하기 위하여 보관중인 문서
3. 책임과 권한
3.1 최고경영자1) 문서의 내용이 ISO 9001 , ISO 14001 요구사항 및 품질/환경 경영시스템 매뉴얼의 요건을 만족
시키는지 심사할 책임이 있다.
3.2 해당부서 책임자
1) 문서관리 프로세스에 따라 해당문서를 작성하고, 이를 등록 하여야 한다.
2) 배포된 문서를 활용하고, 유지하여야 한다.
3) 문서의 변경 또는 폐기 등이 필요한 경우, 이를 시행하여야 한다.
4) 필요한 사외문서를 준비하고, 이를 등록하여야 한다.
5) 배포받은 문서를 협력업체에 재 배포하는 경우, 이를 관리하여야 한다.
4. 업무절차
4.1 문서의 승인 및 사용1) 문서의 승인권자는 해당 문서에 대하여 승인을 하여야 한다.
2) 품질부서는 승인이 끝난 문서를 등록하고 관련 업무가 수행되는 곳에 사용할 수 있도록 최신본을 배포하여 활용하도록 한다.
3) 품질경영시스템의 배포 시는 관리본임을 식별할 수 있는 아래의 표시를 문서 표지에 하여야 한다.
4) 원본 문서는 별도의 식별 표시를 하지 않는다.
5) 비관리본에 대하여는 별도 기록하지 않는다.
6) 품질부서는 품질경영시스템을 시스템관리대장에 등록하고, 해당 부서에 문서를 배포하고 그에 대한 이력을 문서관리대장에 기록한다.
7) 문서를 배포 받은 모든 부서는 최신본 문서에 대해 관련 인원이 사용할 수 있도록 지정된 장소에 문서를 비치한다.
8) 당사에서 사용하는 문서의 번호부여 방법은 다음을 따른다.
4.2 문서의 제정 및 개정
1) 품질부서는 각 문서별 작성 부서 또는 인원이 작성한 문서를 접수받아 검토 및 승인권자의 승인을 받아 품질경영시스템 원본을 만든다.
2) 문서의 개정 시 문서의 변경 및 개정상태를 식별할 수 있도록 각 문서의 개정관리에 요약하여 기술한다.
3) 개정 문서는 개정번호 및 개정일자를 기록하여 관리하며, 최초 발행문서의 개정번호는 “0”번으로 한다.
4) 개정된 부분은 밑줄을 긋고 도표 등일 경우에는 개정이력에 그 내용을 기입한다.
5) 개정 문서의 배포, 이력관리는 절차에 따른다.
4.3 외부출처의 문서
1) 각 부서는 외부출처문서를 외부문서관리대장에 등록하고, 관리한다.
2) 외부출처문서의 관련 부서에 배포 시는 관리본 임을 식별할 수 있는 3.1.3항의 표시를 하여야 한다.
3) 외부출처문서의 배포기록은 외부문서관리대장에 한다.
4.4 효력 상실 문서 관리
효력을 상실한 문서는 폐기를 원칙으로 하나 어떠한 목적으로 보관하고자 할 경우에는 문서 표지의 우측 윗부분에 참고용 문서라고 쓰고 보존한다.
4.5 품질경영시스템의 충족 요건
1) 국제규격, 국가규격, 관공서규격, 상위규정 등과 적합성이 유지되어야 한다.
2) 규정하는 내용은 경영적 관점 및 기술적 관점에서 정당성을 가지며 실시 가능한 것이어야 한다.
3) 문서화된 것으로서 표현이 구체적이어야 한다.
4) 관련되는 품질경영시스템과 모순됨이 없어야 한다.
5) 특정한 부서뿐만 아니라 관련되는 모든 사람들이 충분히 이해할 수 있고 실행할 수 있는 내용이어야 한다.
6) 안전성이 확보되고 또한 기술의 진보와 변경에 적용할 수 있는 융통성을 갖고 있어야 한다.
4.6 서식의 관리
1) 당사에서 사용하는 모든 서식은 서식등록대장에 등록한 후 사용하여야 한다.
2) 서식이 개정 될 경우에는 해당 문서는 개정하지 않고 서식등록대장에 개정 이력을 기재하여 이력관리를 하며, 승인권자의 승인을 득한 후 사용한다.
3) 서식의 관리 및 개정
서식의 관리는 서식등록대장에 의하여 관리하며, 문서와 같이 관리하는 서식은 문서와 같이 관리하고, 그렇지 않은 경우는 별도의 파일을 만들어 관리한다.
서식이 개정되면 해당 품질경영시스템 또는 관리 파일을 교체하여 오용되지 않도록 한다.
4) 서식의 사용에 따라 문서(발행)번호를 다음과 같이 부여하고 각 팀은 문서발행에 대한 문서번호를 관리대장에 기록하여 문서번호의 중복이 없도록 한다.
4.7 공문의 관리
1) 수신 공문의 관리
접수 문서는 문서번호는 발신기관 문서번호를 사용하며 문서 접수 대장에 기록 관리한다.
관리부는 기록이 끝난 공문서는 지정 수신자에게 전달한다.
2) 발신 공문의 관리
모든 부서는 발신 공문을 작성하여 관리부에 접수하고 관리부는 해당될 경우, 직인을 날인하여 발송하고, 문서 발송 대장에 기록 관리한다.
4.8 한시문서
별도의 문서번호를 관리하지 않는다.
4.9 저장, 보호 및 보유
1) 모든 정보화 된 문서들은 관련 기능(부서)에 의해 저장, 유지 및 탐색되어야 한다.
2) 문서들은 출력 된 인쇄본(하드카피) 또는 디지털 문서 파일(소프트카피)로 저장되어야 한다.
3) 소프트 카피 형태의 문서들은 백업되어야 하고, 백업 된 문서들은 소상 또는 분실로 부터 보호되어야 한다.
4) 문서들은 규정 된 최소한의 기간 동안 보유되어야 하며 보유기간은 [부표1]을 따른다.
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