5. 회사표준 - 조직 및 업무분장 관리절차

회사표준 – 조직 및 업무분장 관리절차

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 품질보증시스템을 운영하기 위한 조직의 구성절차, 업무분장 및 그에 따른 책임사항에 대하여 적용 하며, 품질 조직에 관한 제기준을 명확히 하여 품질 관련 업무의 조직적이고 효율적인 운영을 도모함에 그 목적이 있다.

2. 용어의 정의

2.1 조직 : 당사의 품질보증시스템을 효율적으로 운영하기 위하여 계통적, 단계적으로 편성한 업무처리기구를 말하며, 그 구성단위를 조직단위라 한다.
2.2 조직도 : 업무분장과 지휘계통 및 책임과 권한에 따라 조직단위를 횡적/종적으로 배열하고 관련 단위간을 선으로 연결하여 조직의 구조를 표한한 도표를 말한다.
2.3 업무분장 : 각 조직 단위가 분담하는 일정한 업무과제 및 그 범위를 말한다.
2.4 업무분장표 : 각 조직 단위 별로 분장 된 업무를 정리한 표를 말한다.
2.5 담당업무 : 소속된 팀에서 진행하는 개개인의 업무영역에 대한 범위를 말한다.
2.6 조직 및 업무기능도 : 팀 별로 각 조직 구성원의 직위 및 담당 업무를 동시에 표시한 단위 조직도를 말한다

3. 책임과 권한

3.1 대표이사 : 조직 신설 및 변경, 폐지 승인
3.2 경영지원 담당중역/팀장
3.2.1 조직 신설 및 변경, 폐지 검토
3.2.2 조직도를 작성하고 승인을 득한 후 배부
3.2.3 업무분장표를 취합하고 승인을 득한 후 배부
3.3 품질팀장 : 조직 신설 및 변경, 폐지에 따른 품질보증시스템 영향 검토
3.4 관련 팀장 :
3.4.1 업무 분장표 작성
3.4.2 조직 및 업무 기능도 작성
3.4.3 팀내 개인별 담당업무 부여 및 담당업무 분장표 작성, 관리

4. 조직의 구성

4.1 조직 단위는 기능별, 지역별 성격에 따라 횡적으로 구분되고, 책임과 권한의 크기에 따라 종적으로 구분된다.
4.2 회사의 조직 단위는 조직단위의 명칭을 불문하고 대표이사, 본부, 팀의 3단계를 원칙으로 한다.
4.3 조직이신설/폐지되거나 본부,팀의 명칭 및 조직변경 또는 당사 조직구조를 전면 수정할 때는 경영지원팀에서 대표이사의 승인을 득하여 확정한다.
4.4 품질에 영향을 주는 업무를 확인 또는 검증할 책임이 있는 조직은 그 업무의 효율적이고 적절한 수행을 위해 조직상의 독립성을 보장하여야 한다.

5. 조직개편과 업무분장

5.1 조직개편과 업무분장 시 각 조직단위간 업무의 중복이나 공백이 생기게 하여서는 안된다.
5.2 당사의 경영상 조직개편이 필요하다고 판단될 경우 해당부문 팀장은 경영지원팀과 협의 한다.
5.3 경영지원팀장은 해당 안건이 품질보증시스템에 영향을 주는지의 여부를 품질팀장과 협의 한다.
5.4 협의된 조직개편은 대표이사에게 보고 및 승인을 받아 시행한다.
5.5 경영지원팀은 해당 승인내용을 문서작성 및 관리 절차에 따라 각 팀에 통보 한다.
5.6 해당 팀장은 이를 근거로 개편된 조직을 운영하고 업무분장 사항을 이행 한다.

6 업무분장의 조정

6.1 분장된 업무 내용을 조정하고자 할 때의 의뢰자, 검토자 및 승인자를 구분한다.
6.2 경영지원팀장은 해당 업무조정내용이 회사의 품질보증시스템에 영향을 준다고 판단되는 경우 품질팀장의 검토 후 대표이사의 승인을 득하여야 한다.
6.3 경영지원팀장은 업무조정 내용을 문서작성 및 관리절차에 따라 각 팀에 통보하여야 한다.
6.4 해당 팀장 및 책임자는 승인 내용을 이행하여야 한다.

7. 조직도

7.1 경영지원팀장은 조직개편과 업무분장 사항을 접수한 경우 해당 내용을 반영한 조직도를 작성, 배부 및 관리하여야 한다.
7.2 팀장 및 사업장의 책임자는 신규 조직도를 접수한 경우 구분을 폐기 하여야 한다.

8. 업무분장표

8.1 각 팀장은 통보된 승인 내용을 근거로 하여 해당 팀의 조직단위별 업무분장표 양식에 따라 작성 하고 관리 하여야 한다.
8.2 신규업무를 분장받은 팀장 및 책임자는 팀의 신규업무를 반영한 업무분장표를 “업무분장표” 양식에 따라 작성하되, 사전에 경영지원팀과 협의하도록 하고, 경영지원팀은 타팀의 업무와 중복 또는 공백이 생기지 않도록 조정한다.
8.3 신규 업무분장표를 작성한 팀장은 해당 업무분장표 1부를 경영지원팀에 제출하여야 한다.
8.4 경영지원팀장은 필요한 경우 업무분장표를 문서 작성 및 기록 관리절차서의 기준에 따라 전사업장에 배포할 수 있다.
8.5 각 팀장은 상기 업무분장표에 따라 해당 팀의 조직 구성원 개인별로 담당업무를 부여하고 그 내역을 “담당업무 분장표”에 작성 관리하여야 한다.
8.6 담당업무에는 당사의 품질보증시스템의 운영을 위하여 제 규정에서 정하고 있는 업무들이 빠짐없이 지정, 부여 되어야 한다.

9. 조직 및 업무기능도

9.1 각 팀장은 관할 조직단위의 각 조직구성원의 직위 및 담당업무를 표시한 조직도 및 업무 기능도를 관리본으로 작성, 관리 하여야 한다.
9.2 작성된 조직도 및 업무기능도 1부를 경영지원팀으로 제출 하여야 한다.